Case: GALPE Formazione, administrasjonspanel, Agnus Labs

Kort fortalt

GALPE Formazione hadde søknader i e-post og regneark, meldinger fra private telefoner og sertifikater laget for hånd. Vi bygde en plattform som tar imot søknader, gir sekretærene en felles oversikt med tydelig eierskap, samler kommunikasjonen i en logg og lager sertifikatene automatisk. Fire innganger er i drift.

1. Klienten

GALPE Formazione er et akkreditert opplæringsinstitutt i Paternò på Sicilia. Skolen tilbyr sertifiserte kurs og sikkerhetsopplæring, er godkjent av regionale myndigheter og jobber med strenge krav til dokumentasjon, sporbarhet og samsvar med offentlig regelverk.

2. Utgangspunktet

Da vi startet, var nesten hele driften manuell:

Søknader kom inn via e-post og telefon og ble ført inn i et regneark for hånd.
Ingen hadde en felles oversikt over hvem som hadde tatt kontakt med hvem, eller hva som ble sagt.
Sekretærene brukte private mobiltelefoner til meldinger, så samtalene var ikke sporbare og kunne forsvinne når en ansatt var borte.
Det fantes ingen logg over hvem som hadde fulgt opp en mulig student.
Kurs ble ført i separate Excel-filer uten kobling mellom påmelding, oppmøte og sertifisering.
Sertifikater ble laget for hånd, med de feilene det fører til.

3. Oppdraget

Bygge en intern plattform fra bunnen av som dekker hele livsløpet til en student, fra første henvendelse til sertifikat. Kravene var en offentlig landingsside som tar imot søknader, en lead-oversikt for sekretærene med tydelig eierskap og full kommunikasjonslogg, e-post og WhatsApp direkte i plattformen, kursadministrasjon med oppmøte og sertifikater, en logg som ikke kan slettes, og en administrasjonsdel for brukere og innstillinger.

4. Løsningen

LandingssideEn side på italiensk med instituttet, kursene og et søknadsskjema. Innsendinger kommer rett inn som nye leads.

Lead-oversiktEt kanban-bord der sekretærene tar eierskap til en lead («Prendo in carico»). Navn og tidspunkt står permanent på kortet, og loggen viser hvem som har fulgt opp.

KommunikasjonE-post med instituttets egen avsender og WhatsApp direkte fra lead-profilen. Hele tråden, ut og inn, samles med kanal, avsender og tidspunkt.

Kurs og oppmøteKurskatalog, påmeldingslister og oppmøte per kursdag. Systemet viser om studenten har oppfylt minstekravet for oppmøte.

SertifikaterGenereres automatisk som PDF, med opplysningene hentet fra systemet.

Logg som ikke kan slettesKommunikasjon, statusendringer, påmeldinger og sertifikater skrives til en logg der ingenting kan endres eller fjernes.

AdministrasjonBrukere, roller og innstillinger samlet på ett sted.

Fire inngangerLandingsside, sekretær, administrasjon og kursadministrasjon.

Oversikten: leads i dag, påmeldte, konvertering og fremmøte. Tallene er fra et testmiljø.

Brukere og roller. Navn og e-postadresser er eksempeldata.

Betalinger per student: betalt, utestående og forfalt. Beløpene er testdata.

5. Funnet og rettet under testing

Tilgang til meldingerTestingen viste at interne meldinger kunne ses på tvers av portaler. Det ble rettet med rollebasert tilgang på all kommunikasjon.

Feil navn på sertifikatEn testgenerering ga et sertifikat med en annen students navn. Feilen lå i hvordan opplysningene ble hentet. Den ble rettet og kontrollert på nytt.

Logg over kommunikasjonHandlinger via WhatsApp og e-post ble først ikke skrevet til loggen. Loggføring ble koblet inn i alle kommunikasjonsflyter.

6. Før og etter

Område	Før	Etter
Søknader	Manuelt, via e-post og telefon	Rett inn som leads
Kommunikasjon	Private telefoner, ikke sporbart	Samlet, logget og merket med kanal
Eierskap til leads	«Jeg trodde du tok den»	Navn og tidspunkt på kortet
Sertifikater	Laget for hånd	Automatisk PDF
Revisjonsspor	Ingen	Logg som ikke kan endres
Innganger i drift	0	4

7. Har du en lignende situasjon?

Har du en manuell prosess som koster tid og tillit, eller trenger du sporbarhet i en regulert bransje? Vi starter med en kartlegging.

Book kartlegging