Hvor lang tid tar det å koble nettbutikk og regnskap?

Det avhenger av hvor mange systemer og regler som er involvert. En ferdig integrasjon kan ofte settes opp raskt. En egen kobling krever først en kartlegging av de fem valgene over, slik at du vet hva som skal bygges.

Kan jeg koble uten å bytte regnskapssystem?

Ja. En kobling henter og leverer data til systemene du allerede bruker. Den erstatter dem ikke.

Hva skjer hvis koblingen feiler midt i måneden?

Det bestemmer du på forhånd. Ordrer som ikke kom gjennom bør havne i en synlig feilliste, og noen må få varsel og vite hvordan de rettes manuelt.

Slik kobler du nettbutikken til regnskapssystemet, Agnus Labs

Q: Trenger jeg en databehandleravtale?

Hvis en ekstern leverandør får tilgang til kundedata, må virksomheten som er behandlingsansvarlig normalt ha en databehandleravtale med leverandøren. Avklar detaljene med en jurist eller personvernansvarlig.

Q: Kan dere gi regnskaps- eller mva-råd?

Nei. Mva-regler og bokføring avklarer du med regnskapsføreren din. Vi bygger koblingen etter reglene du har avklart.

Nettbutikkordrer, varer, kunder

Ordre

Betaling

Retur

Kobling

Regnskapbilag, mva, bank

Ordrer, betalinger og returer flyttes fra nettbutikken til regnskapet. Hver type trenger sine egne regler.

Kort svar

Bestem først hvilket system som eier hvilke data, når de flyttes, hvordan mva og returer håndteres, og hva som skjer når noe feiler. Først etter det velger du mellom en ferdig integrasjon og en egen kobling.

1. Hva flyttes mellom nettbutikk og regnskap?

En kobling flytter vanligvis seks typer data. Ikke alt trenger å flyttes, og jo færre ting du kobler, jo færre feil kan oppstå. Klikk på en type for å se hvilken vei den går, hvem som eier den, og hva som oftest går galt.

Illustrasjon

Hva en kobling flytter

Nettbutikkordrer, varer, kunder

Velg en type under

Regnskapbilag, mva, bank

2. Hvilke fem valg må du ta før noen bygger?

Hvert valg tar ti minutter å avklare og sparer uker med retting senere. Åpne et valg for å se hvorfor det betyr noe og hva som skjer hvis du hopper over det.

0 av 5valg avklart. Marker hvert valg når du har bestemt det.

Illustrasjon

Følg én ordre

Klikk på et steg for å se hva som skjer i hvert system. Returen er der de fleste avvik oppstår.

3. Ferdig integrasjon eller skreddersydd?

Start med den enkleste løsningen som dekker de fem valgene. Bygg egen kobling først når en ferdig løsning ikke klarer valgene dine. Svar på seks spørsmål for å få en tommelfingerregel.

Verktøy

Hva passer for deg?

Svar på spørsmålene for å se resultatet.

4. Hvordan sjekker du at koblingen stemmer?

Sammenlign en hel måned i nettbutikken med samme måned i regnskapet. Hver differanse skal kunne forklares linje for linje. Tabellen under bruker eksempeltall med 25 % mva. Velg et scenario for å se hvordan en feil viser seg.

Illustrasjon · eksempeldata

Avstemming for én måned

Fra salg til utbetaling, og hva regnskapet viser. Det røde feltet er differansen.

Tallene er et konstruert eksempel. Dine egne beløp og mva-regler avklarer du med regnskapsføreren din.

Vanlige feil

Den samme ordren registreres to ganger fordi koblingen kjørte på nytt.
En vare får feil mva-kode, og feilen gjentas på hvert salg.
Returer registreres i nettbutikken, men ikke som kreditnota i regnskapet.
Utbetalingen fra betalingsløsningen sammenlignes med salget, uten at gebyrer og returer er tatt med.
Kunder dupliseres fordi navn eller adresse skrives ulikt i de to systemene.

5. Testliste før du tar koblingen i bruk

Kjør testene i en prøveperiode, med ekte, men små beløp, før du slår på koblingen for alle ordrer. Klikk av hver test når den er bestått.

6. Hva med personvern?

Koblingen flytter kundedata mellom systemer. Hvis en ekstern leverandør får tilgang til dem, må virksomheten som er behandlingsansvarlig normalt ha en databehandleravtale med leverandøren. Avtalen bør si hva leverandøren får se, hvor lenge, og hvordan dataene slettes når oppdraget er over. Les mer i artikkelen om databehandleravtale med programvareutvikler.

7. Hva gjør vi ikke?

Vi erstatter ikke regnskapssystemet ditt, og vi gir ikke regnskaps- eller juridisk rådgivning. Mva-regler og bokføring avklarer du med regnskapsføreren din. Vi bygger koblingen etter reglene du har avklart.